Googleスプレッドシート/Excel WEB担当ツール・ハウツー

【簡単】出欠確認ならGoogleフォームがおすすめと作成の流れ

投稿日:2019年10月17日 更新日:

Googleフォームの概要と作成の流れを解説します。

Web365とは

Web365は、外部Web担当者として、クライアントのWebサイトの集客力を高める施策を運用代行しています。

今回は、クライアント業務でGoogleツールを活用する際の提案・考え方の一部紹介です。

Web365について詳しく知りたい方は「Web365とは」ご覧ください。

今回事例

Web担当のクライアント業務で、メールでイベント通知し、出欠をどう取るかという相談に対し、Googleフォームを作成しそのURLをメールに添えておくことが良いと回答しました。

なるべく情報処理を減らしてゲストが喜ぶことに時間をつかいたいので、簡単に効率的にを重視した案です。

Googleフォームの良い点

  • 作成が簡単
  • スプレッドシートと連携できる
  • 回答は表データで取得できるので転記が不要

などです。

出欠フォーム作成の流れ

まず、GoogleアカウントでGoogleにログインします。

Google フォーム と検索し、一番最初に出たフォームページが下記をクリックします。

新規追加します。

赤枠の修正で、タイトル、質問項目の詳細、質問の追加ができます。

出欠確認だとこんな感じです。

フォーム自体の設定は下記からできます。

スプレッドシートと連携したいときは下記です。

クリックして、名前を適宜変更して作成をクリックします。

スプレッドシートが立ち上がりました。

入力用のフォームURLは下記から立ち上げられます。

入力フォームを実際にテスト入力します。

完了ページは下記です。

スプレッドシートに回答が集計されています。

集計したスプレッドシートを加工するなり、管理シートと連携するなりで、効率的な出欠管理ができますね。

以上です。

【お手伝いします。ご相談ください】

ただいま、Googleフォーム作成のお手伝いをします。

Googleフォームがよく分からない、部分的に教えて作って、項目共有するから作って、というご相談に対応いたします。

必要であれば自動返信機能(お問合完了の自動返信メール)も作成いたします。

※作業範囲
一般的なGoogleフォームが作れる範囲と、Googleスプレッドシートと連携しGAS(Google App Script)というプログラミングを用いた自動返信機能(お問合完了の自動返信メール)までです。

※作成方法について
Googleフォームは、作成プロジェクトを共有することで複数人で編集できます。
また、希望に合ったフォームをデモ作成し、複製することで、同じものが利用できます。
つまり、デモから本番フォームが簡単作成できます。

作成の流れです。

  1. ご依頼、項目などヒアリング
  2. デモフォームの作成プロジェクトを双方で共有
  3. デモフォームの作成
  4. デモフォームを複製し、本番フォームを依頼主が作成
    ※本番フォームで当方権限を付与しない形で情報保守としてください。

※納期について
直近、依頼後、1日-5日以内で対応しております。
Googleフォーム作成は15分-1時間ほどです。
平日の対応可能な時間で対応しますため、ご相談後、納期目安をお伝えします。

お気軽にご相談ください。
(遷移先お問合せフォームの本文に、Googleフォームの相談の旨、希望のフォームイメージなどご記載ください。)

Googleフォームをカスタマイズしてできること

Googleフォームでは、GAS(Google App Script)というプログラミングでさらに業務効率をあげるカスタマイズができます。

たとえば、

など、返信機能や、問い合わせに対し、条件分岐で返信するなど、簡易なカスタマーサービスは作成できます。

また、Googleツールは色々組み合わせることでも業務ツールが作成できます。

Googleツールは組み合わせ、カスタマイズで業務効率をあげてくれる

Googleのツールは無料では申し訳ないほど多種多様な使い方ができます。

クライアント業務で作ったものですと、下記、日程予約フォームです。

アポ前の社内調整をGoogleカレンダーでカンタンにできます。

カレンダーの対応可能日程のみをフォームに表示させ、第3希望まで選択できるフォームです。

Googleカレンダーと連携した日程予約カレンダーをつくりました

Googleカレンダーの予定から月次の業務実績表をGoogleスプレッドシートで連携、作成する方法です。

【簡単】Googleカレンダーの予定から月次業務実績表を作成する方法

おすすめ書籍

Googleまわりのツールはプログラミングを少し学ぶと簡易な社内システムレベルのものが簡単に作れます。

その際はこちらの書籍がおすすめです。

Gmail、Googleドライブ、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、翻訳などのGoogle社が無料で提供するサービスの総称が「Google Workspace」(旧G Suite)です。Google WorkspaceはGoogle Apps Scriptを使うことで、作業を自動化し、各種サービスを連携させることができます。本書は、Google Apps Scriptの基礎から実践まで体系的にマスターできる完全入門書です。JavaScriptの基本から自作ライブラリまでを徹底紹介します!

Amazon

本書は、「Google Apps ScriptによるGoogleアプリの自動化」を集大成した一冊です。おもに、業務でよく使うスプレッドシートの操作を例に、シートやセルの自動処理化、ドライブとの連携といった基本を徹底解説。最終的には「出退勤記録プログラム」「スケジュール管理プログラム」をWebアプリとして作成します。また、「全部入り。」の構成を取るため、Gmail、カレンダー、ドキュメントなど、その他のGoogleアプリの操作も盛り込みます。 様々なニーズを想定した自動処理プログラムのサンプルが多数。ビジネスの現場で、アプリ開発の現場で役に立つ情報が満載です。

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Excelのマクロに似た「スクリプト」を書けば、Gmailや「スプレッドシート」などのGoogleサービスを更に効率的に、思うように使えます。そのスクリプトを書いて実行するプログラミング環境が、Google Apps Script(GAS)。 本書は、実務での利用頻度が高い「スプレッドシート」を中心に、「こんなことをするには」?というリファレンス(逆引き)形式でGASの機能を解説。 一般のプログラミング言語のリファレンスブックのように、クラス名やメソッド名でも引けるから、上級者にも便利です。 Google Apps Scriptの新しい実行環境仕様「V8」にも対応しているので、これから長く使えます!

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本書は、Googleスプレッドシートのカンタンなマクロの使い方から始まり、基本的なGoogle Apps Scriptの文法を一通り学んだあと、GAPを使ったデータの集計方法やセルの罫線設定などのスタイル付けの方法、グラフやピボットテーブルの挿入方法などを解説していきます。 その後、それをGUI(ボタンなど)と紐づける方法や、Googleフォームなどを使って入力を効率化する方法、GmailやGoogleカレンダーと連携してデータを取得・出力する方法、Webからデータを取得する方法などを学びます。最後の章では、スプレッドシートをWebページに埋め込んで公開する方法なども紹介します。 プログラムの学習に必要なのはWebブラウザ(Google Chrome)だけ。新しく何かをインストールする必要はありません。会社のルールでソフトのインストールに制限があったり、古いPCやスペックの低いPCでも、すぐに学習できるようになっています。 プログラミングそのものに興味がある方はもちろん、ExcelでのVBAのようにGoogleスプレッドシートでもプログラムを組んでみたい方、業務の効率化を考えている方に、ぜひ読んでいただきたい1冊です。

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動画教材・対面学習サービスの紹介

Udemy

Udemy(ユーデミー)とは、オンライン学習プラットフォーム。教えたい人が講座を開き、学びたい人が受講でき、質の高い動画教材で学べるのが特徴です。

ストアカ

ビジネススキルの講座やレッスンを対面形式やオンライン形式で気軽に学べ、質疑応答がしやすいことが学習形式が特徴です。




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是非Web365までご相談ください。

Googleスプレッドシート/Excel, WEB担当ツール・ハウツー

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